Este es mi primer blog y forma parte del nuevo relanzamiento de nuestro sitio web. Me toca escribirlo en medio del flagelo que ha significado la pandemia del COVID 19 para la salud pública y la economía global.
Nuestro país es un destino de clase mundial, por lo que la industria turística y el segmento MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions/Events) han sido de los más afectados. En el entorno local los eventos corporativos, sociales y masivos fueron los primeros en cerrar y serán los últimos en abrir.
Desde marzo el tejido empresarial ha sido golpeado, afectando el empleo especialmente en sectores como hoteles, venues, organizadores, productores, diseñadores, empresas de audiovisuales, decoradores, catering service, servicios musicales, entretenimiento, entre otros. La naturaleza de la organización de eventos requiere de sub-contrataciones, por lo tanto, nuestra actividad económica impacta positivamente a muchos servicios indirectos que generan esta cadena de valor.
Para los que estamos en este negocio, esta encrucijada no es fácil, las decisiones a tomar son complejas y nadie tiene una fórmula o respuesta certera sobre qué hacer, salvo esperar la evolución de la pandemia. Evidentemente todos estamos realizando y proponiendo alternativas virtuales y eventos híbridos (que incluyen la modalidad virtual y presencial) a nuestros clientes, ¡nuestras empresas tienen que sobrevivir!
Todo esto mientras se logra el proceso de reapertura en Costa Rica por parte de las autoridades.
Muchos gurús, foros y editoriales han hablado durante estos meses de que “la virtualidad llegó para quedarse”; en realidad está con nosotros desde hace muchos años, sin embargo la pandemia vino a acelerar su probable consolidación como proceso de comunicación efectivo y llegó a ser parte de nuestra vida diaria en forma súbita.
Veamos algunas consideraciones que a mi criterio representan ventajas y desafíos de estos encuentros online.
Ventajas
- Accesibilidad
El primer aspecto es que se rompen las barreras geográficas facilitando la incorporación de expositores e invitados internacionales que enriquecen el contenido académico de los eventos. Todos los participantes tienen la posibilidad de poder asistir a los eventos desde la comodidad de sus hogares y oficinas.
- Reducción de costos
En segundo lugar es la significativa reducción de costos. Instituciones, ONG’s y empresas transnacionales han visto ahorros considerables de los viajes habituales de sus ejecutivos y colaboradores. Muchos presupuestos anuales corporativos y planes operativos serán modificados y optarán por continuar con la virtualidad.
- Alcance
El tercer aspecto a favor es el alcance, que potencian los eventos masivos a un menor costo. Estos eventos son escalables y la capacitad de aumentar el aforo no tiene límites ni complicaciones.
Desafíos
- Interacción social
El primer aspecto desafiante es la dificultad de crear vínculos personales y el networking. La interacción virtual no sustituye a la interacción social entre las personas.
- Impacto económico en la industria de los eventos
Es un hecho que duele. Toda el proceso que implica la organización de un evento tendrá una reducción en su cadena de valor. Debo dejar claro no todo es economía y que los eventos aportan otras riquezas como la transferencia de conocimientos y el intercambio cultural.
- Vulnerabilidad Tecnológica
El tercero son las fallas tecnológicas y la dependencia del internet. He participado en al menos 20 eventos virtuales durante esta pandemia, y puedo decir con certeza que aproximadamente un 25% han tenido fallas técnicas de algún tipo.
- La experiencia sensorial
El cuarto aspecto es la reducción del valor agregado a causa de una disminución de la experiencia vivencial de los participantes. No se puede comparar experimentar una presentación cultural en vivo en un auditorio a verla en un monitor. Esto aplica también a otros servicios como diseños florales, montajes, aromas, sabores, sonidos y toda la magia que impacta a nuestros sentidos.
- Los patrocinios
Si bien es cierto la reducción de costos se considera una ventaja, también puede ser una arma de doble filo ya que en el imaginario colectivo se considera a la virtualidad como gratis o de bajo costo. ¿No se han topado ustedes con la frase de un cliente cuando expresa “por qué tan caro si es virtual” ?
- Generación de leads
Muchos organizadores afirman que en un evento virtual es mas fácil conseguir leads porque la automatización de la tecnología permite obtener más data, y lo sitúan como una ventaja. Yo difiero de esta afirmación, en mi opinión la interacción cara a cara es más efectiva, y el obtener la data se logra con un buen sistema de registro. Se gana mucho terreno cuando generamos una buena primera impresión y la virtualidad carece de este atributo. Por otro lado, hoy podemos hacer negocios con un AVATAR y es probable que sea una tendencia en los próximos años, habrá que esperar un poco para conocer y evaluar su eficiencia.
Lo explicado anteriormente son criterios que me he formado con base a mi experiencia. En este análisis me vino a la memoria Aristóteles en cuyo ensayo empieza con una bella frase: “necesitamos de los otros para sobrevivir”, cuando se refriere al ser humano como un ser social por naturaleza.
Con esta situación mundial llena de incertidumbres, me hago las siguientes preguntas:
¿Superará un avatar la experiencia de estrechar la mano con tu cliente y cerrar un negocio?
¿Le ganará un emoji o un chat al abrazo?
¿Vencerá el artilugio de la realidad virtual a la majestuosidad de tener en frente un parque nacional ?
¿Vencerá el holograma al carismático expositor presencial frente al auditorio?
Recordemos que la tecnología puede sacar lo mejor o lo peor de nosotros.
Yo le apuesto a la interacción social ¿y usted?
Valent Guevara A.
Gerente de Event Planner & Consulting